Este blogue têm como objectivo principal ser-mos avaliados em termos dos nossos trabalhos realizados durante o módulo 5, o nosso desempenho pela disciplina. Durante este módulo realizamos alguns trabalhos, um desses trabalhos foi sobre os procedimentos administrativos, para fazer alcançar os objectivos desse trabalho fizemos uma pequena entrevista a uma agência de viagem, a Best Travel do centro comercial das Palmeiras. Durante a entrevista fomos bem recebidos pelo sr. Pedro, e respodeu a todas as questões que lhe possemos, com a entrevista terminada, dedicamos a conclusão do trabalho para ser apresentado á turma ser-mos avaliados.
Objectivos: •Identificar a missão e responsabilidades da função de secretariado •Desenvolver competências para uma comunicação eficaz •Saber utilizar e maximizar os contactos telefónicos •Saber acolher visitantes •Estruturar e organizar o trabalho •Redigir textos profissionais: cartas, actas, fax, relatórios •Organizar e gerir o arquivo
Caracteristicas Profissionais e caracteristicas Pessoais:
Caracteristicas Profissionais:
Facilidade de Expressão
Capacidade de organização
Raciocínio Lógico
Facilidade de comunicação
Criatividade
Disponibilidade
Iniciativa
Sigilo
Caracteristicas Pessoais:
Espirito de iniciativa
Boa cultura geral
Espirito de colaboração
Poder de síntese
Honestidade e entusiasmo
Capacidade de adptação
Bom Senso
Apresentação Cuidada
Estabilidade emocional
Organização das empresas:
Dois tipos de organização,Centralizada e Descentralizada:
Centralizada:Composto por profissionais com objectivos e missões bem definido.
Descentralizada:Dependente dum sector ou dum serviço, com funções meramente operativas,sem qualquer articulação com os outros serviços da empresa.
Relações interpessoais: Obstáculos à compreensão
falta de clareza
Mensagem não desejadas
Várias fontes concorrentes
Obstáculos à recepção
falta de atenção e/ou interrupções
Não executar a mensagem
interpretação errada e/ou deduções antecipadas
Como comtrolar esses obstáculos?
Uma atitude receptiva: estando atenta e disponivel, abstendo-se de ideias pré-concebidas.
Uma atitude activa: recolhendo e registando as informações, resumindo e tratando as informações.
Comunicação Escrita
Procedimentos da comunicação:
Separar o correio, considerando os destinatarios e a sua urgência;
Colocar de parte qualquer correspondência confidencialou privado;
Abrir os sobrescritos, tendo o cuidado de retirar todos os anexos;
Efectuar uma leitura analítica;
Proceder ao seu registo, utilizando o suporte existente, não esquecendo de enunciar;
separar por destinatários, de acordo com instruções recebidas do seu gestor;
Incluir alguma informação explicativas ou adicional;
proceder à sua distribuição;
Os tipos de Arquivo e forma de organização.
Activo:contendo informação com função operativa;
Semi-activo: constituido por documentos com uma função de controlo;
Inactiva: contendo toda a documentação "histórica" da empresa, com um caracter documentário e somente com indice de consulta não superior a 5%.
Forma de organização:
Alfabética
Numérica
Cronologico
Geografica
Ideologica ou por assuntos
Atendimento
Vantagens e Desvantagens
Vantagens:
Rápido
Prioritário
Bilateral
Flexivel
Desvantagens:
Anónimo
Impreciso
Exigente
Dispendioso
Diferença entre visitante com visita marcada e sem visita marcada:
com visita marcada:
Avisar a recepção da empresa da chegada do visitante.
Cumprimentar e encaminhar o visitante a sala de espera.
Avisar o gestor da sua chegada.
Se a chefia puder recebe-lo imediatamente deverá acompanha-lo ao gabinete e proceder as apresentações, se for o caso.
Se a chefia não puder receber o visitante na hora marcada, deverá justificar esta situação imprevista e apresentar desculpas pelo impedimento.
Sem visita maracada:
Informar do seu nome e perguntar o motivo da visita, ouvindo atentamente a resposta.
Não reagir, mostrando qualquer tipo de admiração, curiosidade ou descontentamento.
Se o pode passar para outra área para ser recebido por outra pessoa, com competência para a resolução do problema, Marcar para outro dia, para realização da entrevista.
Carta Comercial:
Telefax:
Relatório:
Acta:
Conclusão
Foi bom ter dado este módulo, gostei de ter feito a entrevista, aprendi algo novo, também gostei de trabalhar com as minhas colegas, Vanessa e Izilda neste tema sobre a recepção, espero voltar a fazer um trabalho assim ou ainda melhor.Quando faço estes pequenos trabalhos vejo como fiz bem em ter escolhido esta área ,não me arrependo.
