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Técnicas do Secretáriado

Objectivos:
•Identificar a missão e responsabilidades da função de secretariado
•Desenvolver competências para uma comunicação eficaz
•Saber utilizar e maximizar os contactos telefónicos
•Saber acolher visitantes
•Estruturar e organizar o trabalho
•Redigir textos profissionais: cartas, actas, fax, relatórios
•Organizar e gerir o arquivo

Caracteristicas Profissionais e caracteristicas Pessoais:

Caracteristicas Profissionais:

1. Facilidade de Expressão
2. Capacidade de organização
3. Raciocínio Lógico
4. Facilidade de comunicação
5. Criatividade
6. Disponibilidade
7. Iniciativa
8. Sigilo

Caracteristicas Pessoais:

1. Espirito de iniciativa
2. Boa cultura geral
3. Espirito de colaboração
4. Poder de síntese
5. Honestidade e entusiasmo
6. Capacidade de adptação
7. Bom Senso
8. Apresentação Cuidada
9. Estabilidade emocional

Organização das empresas:

Dois tipos de organização,Centralizada e Descentralizada:

Centralizada:Composto por profissionais com objectivos e missões bem definido.

Descentralizada:Dependente dum sector ou dum serviço, com funções meramente operativas,sem qualquer articulação com os outros serviços da empresa.

Relações interpessoais:
Obstáculos à compreensão

• falta de clareza
• Mensagem não desejadas
• Várias fontes concorrentes

Obstáculos à recepção

• falta de atenção e/ou interrupções
• Não executar a mensagem
• interpretação errada e/ou deduções antecipadas

Como comtrolar esses obstáculos?

Uma atitude receptiva: estando atenta e disponivel, abstendo-se de ideias pré-concebidas.

Uma atitude activa: recolhendo e registando as informações, resumindo e tratando as informações.

Comunicação Escrita

Procedimentos da comunicação:

• Separar o correio, considerando os destinatarios e a sua urgência;
• Colocar de parte qualquer correspondência confidencialou privado;
• Abrir os sobrescritos, tendo o cuidado de retirar todos os anexos;
• Efectuar uma leitura analítica;
• Proceder ao seu registo, utilizando o suporte existente, não esquecendo de enunciar;
• separar por destinatários, de acordo com instruções recebidas do seu gestor;
• Incluir alguma informação explicativas ou adicional;
• proceder à sua distribuição;

Os tipos de Arquivo e forma de organização.

Activo:contendo informação com função operativa;

Semi-activo: constituido por documentos com uma função de controlo;

Inactiva: contendo toda a documentação "histórica" da empresa, com um caracter documentário e somente com indice de consulta não superior a 5%.

Forma de organização:

• Alfabética
• Numérica
• Cronologico
• Geografica
• Ideologica ou por assuntos

Atendimento

Vantagens e Desvantagens

Vantagens:

1. Rápido
2. Prioritário
3. Bilateral
4. Flexivel

Desvantagens:

1. Anónimo
2. Impreciso
3. Exigente
4. Dispendioso

Diferença entre visitante com visita marcada e sem visita marcada:

com visita marcada:

• Avisar a recepção da empresa da chegada do visitante.


• Cumprimentar e encaminhar o visitante a sala de espera.


• Avisar o gestor da sua chegada.


• Se a chefia puder recebe-lo imediatamente deverá acompanha-lo ao gabinete e proceder as apresentações, se for o caso.


• Se a chefia não puder receber o visitante na hora marcada, deverá justificar esta situação imprevista e apresentar desculpas pelo impedimento.

Sem visita maracada:

• Informar do seu nome e perguntar o motivo da visita, ouvindo atentamente a resposta.


• Não reagir, mostrando qualquer tipo de admiração, curiosidade ou descontentamento.


• Se o pode passar para outra área para ser recebido por outra pessoa, com competência para a resolução do problema, Marcar para outro dia, para realização da entrevista.

Carta Comercial:

Telefax:

Relatório:

Acta:

Conclusão

Foi bom ter dado este módulo, gostei de ter feito a entrevista, aprendi algo novo, também gostei de trabalhar com as minhas colegas, Vanessa e Izilda neste tema sobre a recepção, espero voltar a fazer um trabalho assim ou ainda melhor.Quando faço estes pequenos trabalhos vejo como fiz bem em ter escolhido esta área ,não me arrependo.